工商行政管理局担负着各企业档案管理的任务，其中查询档案科是一个专门处理工商业务档案的职能部门。它所处理的业务档案是纪录企业注册登记、变更、年审等业务处理过程的原始记录，也是进行查单交涉和验单交涉的有利证据。因此，工商业务档案的管理是一个相当重要的工作。

　　传统的文档管理方式由于纯手工操作、劳动强度大、效率低下，已经越来越难以适应业务发展的需要，如果在成千上万的存档档案中查找某一特定档案时，检索工作难度之大可想而知。传统的档案保管方式却成为制约工商局进一步提高工作效率和质量的枷锁。仅仅依靠纸质文档保管档案，不但需要大量的存放库房和维护资金，而且调阅效率极低，对各类档案的整理、装订和入档需要花费大量的精力和财力。

　　特别是在企业查档时，由于时间的严重浪费，导致查档费用收入减少。

　　工商企业档案管理系统由影像扫描、文档管理两部份组成。
1、关于档案影像扫描技术
　　 图像扫描技术是随着计算机的发展而出现的一种输入新技术。图像扫描仪能将各种文件档案，照片等资料以点阵图像的方式扫描输入进计算机，再由软件进行图像处理，文字识别，图文挡案管理等工作。高速扫描仪是专门针对大量文档扫描而设计的专业扫描仪。其高速度，高质量的扫描输入使得对大量文件档案的电子化工作变得轻松自如，而且电子化后的文档是原件存储，能够真实地再现原始稿件。

2、文档影像管理软件
　　 文档管理软件负责电子化文档的扫描，压缩，存储，分类，查询，打印，备份和安全性管理等工作。其中对电子化文档的压缩和查询是整个文档管理软件的关键技术。